英文メールで承認を依頼する：承認対象を具体的にする
英文メールの承認依頼では、「読んでもらう」「内容が合っていると確認してもらう」「次の行動を許可してもらう」を分けます。丁寧な表現でも、対象の版や承認の範囲が曖昧だと、確認途中の資料を配布してしまう原因になります。
この記事では、社内の承認者に研修の議題案を送り、参加者への配布許可を得る場面を扱います。契約・支出などに所定の承認手続きがある場合は、その手続きに従ってください。メールの表現だけで必要な承認を代替できるわけではありません。
「確認してください」から、必要な判断まで書く
この場面で避けたい例：曖昧さが残る依頼
Please check the agenda. If I don’t hear from you, I’ll send it to the participants.
議題案を確認してください。返事がなければ参加者に送ります。
check だけでは、誤字の確認なのか、配布の許可なのかが分かりません。また、無返信を承認として扱う手順が合意されていないのに、送り手だけの判断でそう決めるのは避けます。
配布の承認が必要な場合
Could you review version 3 of the workshop agenda and let me know whether you approve it for distribution to the participants?
研修の議題案の第3版をご確認のうえ、参加者への配布を承認いただけるかお知らせください。
review は内容を検討する作業、approve it for distribution は配布を認める判断を示します。whether を使うと、承認するかどうかの返答を求められます。版と次の行動をセットにすると、別の資料や目的への承認と混ざりにくくなります。
そのまま編集して使えるメール例
前提：Alex に議題案の配布承認権限があり、予算は別の手続きで承認を得る設定です。
Subject: Approval requested: Workshop agenda v3 for distribution
Hi Alex,
Could you review the attached workshop agenda, version 3, and let me know by 3 p.m. JST on October 20, 2026 whether you approve it for distribution to the participants?
This request covers the agenda content only. The workshop budget requires separate approval. We’ll distribute the agenda after receiving your approval.
If changes are needed, please identify the sections to revise. If you need more time, please let me know so we can adjust the distribution schedule.
Thank you.
Best regards,
Yuki
意味：第3版の配布可否について、指定の日時までに判断を求めています。予算の承認は含めず、承認後に配布すると伝えています。最後の文は、配布日を調整できる場合に使います。固定の配布日がある場合は、調整できるふりをせず、その制約と判断が間に合わない場合の相談先を示してください。
相手の役割に合わせて、依頼そのものを変える
- 内容に詳しい同僚に意見だけを求める：Could you review the agenda for accuracy? I’ll ask Maya for final approval.
内容の正確さを確認してもらい、最終承認は Maya に依頼すると区別します。権限のない相手に approve を求めません。 - 社外の相手に打合せ内容との一致を確認する：Could you confirm whether version 3 reflects the topics we discussed? Our internal approval is still pending.
相手との認識確認と、自社の承認待ちを分けます。相手に承認権限がある契約・運用なら、その関係に合わせて依頼を変えます。
社外なら必ず長く、同僚なら必ず短くするという決まりはありません。既存のやり取りに呼びかけを合わせつつ、「どこまで判断してほしいか」は省略しないようにします。
「Looks good」と返ってきたら
Looks good. が承認として十分かどうかは、直前の依頼と社内ルールによります。直前に配布承認を明確に依頼していれば、その返答として読める場面もあります。一方、単に感想を求めた後の返事から、配布や予算まで承認されたと広げて解釈するのは避けます。
配布してよいかがまだ曖昧なら、必要な点だけ確認します。
Thanks. Just to confirm, may I distribute version 3 to the participants?
ありがとうございます。確認ですが、第3版を参加者に配布してよいでしょうか。
「修正すれば承認」の返答が来た場合も、再確認が必要か、修正後にそのまま進めてよいかを切り分けます。組織の手順で明らかなことまで、毎回聞き直す必要はありません。
送信前の4点チェック
- 対象ファイル・版・添付が一致しているか
- 意見、事実確認、承認のどれが必要か
- 承認の範囲と、承認後に行うことが明確か
- 相手に権限があり、必要な承認手続きと合っているか
英文は説明のための作例です。日時・担当者・条件は実際の状況に合わせて調整してください。
AIを用いて作成し、自動チェックを経て掲載しています。
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