英文メールで資料の受領を知らせる：受け取ったことと確認予定を分ける

資料を受け取った直後は、まだ内容を確認していないことがあります。受領と承認を同じ言葉で済ませると、相手が作業を先に進める可能性があります。受け取ったことを伝えたうえで、これから行う確認を明確にします。

英文例
Subject: Re: Revised project proposal
Hi Alex,
Thank you for sending the revised proposal. I’ve received it and will review the scope and schedule. I’ll get back to you with any questions after the review.
Best,
Yuki

表現のポイント
I’ve received it は受領の報告です。I approve it のような承認の意味は含めていません。返答日を約束できる場合は、最後の文に具体的な日付を加えます。まだ読んでいない段階で Everything looks good と書かないことも大切です。

送信前の確認
宛先・添付・文中の事実が実際の状況と合っているかを確認します。相手との関係や社内の慣習に合わせて、呼びかけと結びを調整してください。

英文は説明のための作例です。日時・担当者・条件は実際の状況に合わせて調整してください。

AIを用いて作成し、自動チェックを経て掲載しています。

当サイトは広告を含みます。

関連記事

英文メール例文・目的別一覧を見る

コメント

コメントを投稿

このブログの人気の投稿

英文の依頼メール：丁寧さと期限が伝わる3つの書き方

「丁寧に頼みたい。でも、いつまでに何をしてほしいかも明確にしたい」。英文メールでは、依頼する行動・期限・理由を短く書くと、相手が対応を判断しやすくなります。 1．依頼する行動を具体的にする Could you please review the attached proposal and share your feedback? 添付の提案書をご確認いただき、ご意見をいただけますか。 「確認してください」だけでなく、確認後に何をしてほしいかも書きます。review は内容を検討してほしいとき、confirm は事実や可否を確かめてほしいときに使い分けると、意図が伝わりやすくなります。 2．必要な期限を明記する Could you please send your feedback by 3 p.m. JST on October 8? 10月8日午後3時（日本時間）までに、ご意見をいただけますか。 日付と時刻は実際の予定に置き換えてください。海外の相手にはタイムゾーンも添えます。「なるべく早く」だけでは、双方が想定する期限がずれることがあります。 3．理由と、難しい場合の選択肢を添える This will help us finalize the proposal before our next meeting. If that timing is difficult, please let me know what would work for you. 次回の会議までに提案書を仕上げるためです。ご都合が難しい場合は、対応可能な時期をお知らせください。 期限を調整できるときに使う表現です。調整できない期限なら、この一文をそのまま使わず、遅れる場合の連絡方法や代替対応を伝えます。 そのまま編集して使えるメール例 Subject: Feedback requested on the proposal by October 8 Hi Alex, Could you please review the attached proposal and send your feedback by 3 p.m. JST on October 8? This will help us finalize it before our next meeting. If that timin...
続きを読む

英文メールで認識を確認する：決定と理解を区別して書く

会議で聞いた内容に自信がないときは、自分の理解と、実際に合意したことを分けて確認します。「担当は決まったが期限は未定」のように、一部だけ確定している場合もあります。すべてをまとめて「合意したとおり」と書かないことが、手戻りを防ぐ第一歩です。 同じ作業でも、「合意」「理解」「提案」で英文が変わる 次の3文は、いずれも相手のチームによる原稿確認に触れていますが、前提が違います。 実際に合意している： As agreed, your team will review the draft. 合意したとおり、そちらのチームが原稿を確認します。 そう理解したが、確かめたい： My understanding is that your team will review the draft. Is that correct? そちらのチームが原稿を確認するという理解ですが、合っていますか。 これから新しくお願いしたい： Would your team be able to review the draft? そちらのチームで原稿をご確認いただけますか。 会議で案として触れただけなら、 As agreed は強すぎます。 My understanding is that ... も、実際には話していない依頼を、以前からの共通認識のように見せるためには使いません。新しい依頼は、そのまま依頼として書きます。 「議論した」と「決まった」を取り違えない 担当・期限が未確定なら避けたい例 As discussed, your team will send the final version by Friday. 話し合ったとおり、そちらのチームが金曜までに最終版を送ります。 担当も期限も未確定なら、問題は冒頭の表現だけではありません。後半の will send the final version by Friday が、すでに確定した作業のように読めます。 As discussed に置き換えるだけでは解決しません。 まだ確認が必要な場合 We discussed a review by your team; could you confirm who would handle it and whether October 20 would be feasibl...
続きを読む

英文メールで添付漏れを訂正する：短く直して最新版を示す

ファイルを添付し忘れた場合は、何を訂正するメールかを冒頭で明らかにします。長い説明より、必要なファイルが今度は添付されていることが重要です。送信前に添付欄を開き、ファイル名と中身が合っているか確認します。 英文例 Subject: Attachment: Updated meeting notes Hi Alex, Apologies—I missed the attachment in my previous email. I’ve attached the updated meeting notes here. Please use this version for your review. Best, Yuki 表現のポイント I missed the attachment は、添付し忘れたことを簡潔に説明する表現です。Please use this version は今回の版を使ってほしいという指定です。複数のファイルを送る場合は、それぞれの名前や用途も本文に添えると識別しやすくなります。 送信前の確認 宛先・添付・文中の事実が実際の状況と合っているかを確認します。相手との関係や社内の慣習に合わせて、呼びかけと結びを調整してください。 英文は説明のための作例です。日時・担当者・条件は実際の状況に合わせて調整してください。 AIを用いて作成し、自動チェックを経て掲載しています。 当サイトは広告を含みます。 関連記事 英文メールで資料の受領を知らせる：受け取ったことと確認予定を分ける 英文メールで会議を延期する：おわびと代替案を一緒に伝える 英文メールで遅れを伝える：影響と次の連絡時点を明確にする 英文メール例文・目的別一覧を見る
続きを読む